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¿Tu negocio es pequeño? De ésta forma puedes hacer el pago de tus impuestos lo más sencillo posible.

impuestos - bandeja de correo electrónico

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Nada es seguro además de la muerte y los impuestos. — Benjamin Franklin

Mas bien, la muerte, los impuestos, y la bandeja de correo electrónico, Ben, pero no podrías haber predicho esto último.

Estamos acostumbrados a hablar sobre impuestos en Far West Capital. Al parecer, la mayor parte de nosotros no somos contadores perfectos.

“Alrededor de una cuarta parte de los negocios que vemos tienen algún tipo de problema hacendario, y la mayoría de ellos son en su nómina, o en sus Formularios 941”, comenta John Center, Vicepresidente de Far West Capital.

El IRS (Servicio de Impuestos Internos) es el mejor prestamista del mundo… los primeros 90 días. No vienen a tocar a tu puerta, y ésta es una de las mayores sorpresas de los dueños de negocios. No hay consecuencias al inicio, y ésto es una sorpresa buena y mala a la vez.

John ha visto a mucha gente aprovecharse de lo que parece ser una inesperada oportunidad y usar el dinero que han apartado para sus impuestos en los gastos de su negocio. Entonces, cuando el IRS reclama su parte, comenta John, empiezan los verdaderos problemas.

Aquí hay algunos ejemplos de acciones que puedes tomar para hacer el proceso tributario más fácil para ti y tu negocio:

Apenas estoy comenzando mi negocio. ¿Cómo funciona?

Primero, necesitas registrarte. El cómo te incorpores depende de tu ramo de negocios, tus metas, el número de empleados que puedas tener, y cómo esperas pagarte a ti mismo. Aquí hay una buena guía para empezar.

¿Cómo me entero de cómo funciona todo esto si no puedo pagarle a un contador?

Una gran opción es atender a unos de los talleres de impuestos para pequeños negocio que organice el IRS en tu área.

Muchos bancos y uniones de crédito ofrecen seminarios gratuitos para dueños de pequeños negocios, y la Agencia de Administración de Pequeños Negocios (SBA) ofrece tutorías y ayuda. El AARP (Asociación Americana para Jubilados) además ofrece ayuda gratuita con sus impuestos a cualquier persona mayor de 50 a través del Programa AARP Foundation Ayuda Gratuita.

Una vez que tengas la posibilidad, contratar un contador siempre es el siguiente paso. ¿No sabes dónde encontrar uno? Pide recomendaciones a tus colegas, organizaciones locales o nacionales, o consulta SCORE, una fuente gratuita de educación y tutorado empresarial gratuitos.

¿Existen reglas específicas para mi industria?

Sí. Muchas industrias tienen particularidades tributarias.

  • Los camioneros están sujetos al Impuesto al Uso de Vehículos Pesados en Carreteras. Deben llenar el Formulario 2290 y pueden tener que mostrar una insignia del Acuerdo Internacional de Impuestos a Combustibles.

  • Las compañías constructoras pueden estar exentas de ciertos impuestos federales, o tener deducciones específicas. Aquí hay una guía.

  • Las compañías de personal pagan más 941s o impuestos a la nómina y seguros de responsabilidad que la mayor parte de las industrias.

  • Las maquilas necesitan poner más atención a la exención de impuestos y a sus inventarios, y pueden tener deducciones por limpieza ambiental o gastos de investigación y desarrollo.

  • Las gasolineras pueden estar sujetas a impuestos sobre eventos específicos, dependiendo del tipo de combustible y su uso. Pueden tener que llenar un Formulario 720. Los mayoristas de los combustibles ecológicos pueden tener que solicitar un Formulario 6478.

¿Cómo me entero de los cambios en las leyes?

El Congreso promulga nuevas leyes. Las administraciones cambian. Las cortes toman decisiones. Muchas cosas cambien a nivel estatal, e incluso local. A veces, podrás ver esos cambios reflejados en tus impuestos en forma de nuevas penalizaciones, límites, permisos, fechas de entrega, y recortes. Los contadores se encargan de estar al tanto de los cambios en las leyes tributarias. Un buen contador te ayudará a seguir estos cambios al pie de la letra.

Pero, incluso si no cuentas con un contador, existen muchas maneras de estar informado. El IRS actualiza su guía de impuestos, Publication 17, anualmente. Si tienes empleados, puedes consultar Publicación 15 (en inglés) para informarte sobre tus responsabilidades tributarias como empleador. Ambas publicaciones pueden encontrarse en la página de Publicaciones y Formularios actualizada del IRS. El IRS además publica actualizaciones regulares en sus boletines (en inglés), y publica noticias en español. Éstas fuentes requieren tiempo para examinarse, pero están disponibles gratuitamente. Las diversas asociaciones de tu industria, o publicaciones especializadas podrían también ofrecer recursos.

Tengo que manejar una nómina. ¿Cómo hago para hacerlo en forma correcta?

Estés, o no estés utilizando un contador, considera usar una compañía de nóminas: Esto es un gasto que, en definitiva, vale la pena.

“Si eres un negocio pequeño, o sólo tienes unos pocos empleados, estar al corriente en impuestos de nómina no debería ser tu primer prioridad”, dice Center. Pero esto es la prioridad de una buena compañía de nóminas.

“Definitivamente desquitan el gasto” comenta. “A largo plazo, no cuesta mucho dinero, y pueden ahorrarte problemas en un futuro”. ADP es una de las mejores en la industria, dice Center, pero pregunta a tus colegas u otros dueños de pequeños negocios por recomendaciones personales. Busca compañías grandes y de buena reputación, busca sus calificaciones, y pregunta a quien puedas. (A nosotros no nos molesta hacer recomendaciones, ¡sólo pídenoslas!)

En Far West Capital no somos contadores, pero sí ayudamos a nuestros clientes a manejar sus obligaciones tributarias. A veces, somos los encargados del trabajo sucio, evitando que un pequeño error de impuestos destruya una gran compañía. Hemos lidiado con bastantes impuestos y penalizaciones y, aunque no son divertidos, los problemas tributarios son superables… siempre y cuando nuestros clientes estén dispuestos a admitir sus errores y comprometerse a tener mejores prácticas en un futuro.

“Algunas personas del equipo han estado haciendo esto por más de 30 años. Sabemos en dónde hay que buscar,” comenta John.

A fin de cuentas, nuestro trabajo es dar consejos, ayudar a prevenir, y resolver retos, así como mantenerte siempre en la mejor posición.

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